Bij het zaken doen in andere landen krijgt u te maken met andere culturen en gewoontes. Om in Rusland zakelijk succesvol te zijn en tegelijkertijd persoonlijk uw draai te kunnen vinden, is het van belang dat ik goed voorbereid op pad gaat.
Hieronder staan enkele tips en wetenswaardigheden die u hierin kunnen helpen om uw Russische gastheer/gastvrouw beter te kunnen begrijpen en u met een paar kleine aanpassingen in de omgang kunt werken aan uw relaties en netwerk.
zakelijke gedragscode
De Sovjetmanier van zakendoen werkt nog steeds door in de bestaande zakelijke gedragscode. Zo zijn formulieren, stempels en handtekeningen onverminderd belangrijk, zelfs al ziet de Westerse ondernemer het nut er niet van in. Er wordt ook altijd nog erg veel belang gehecht aan relaties en vertrouwen.
Besprekingen
Russische zakenlieden stellen persoonlijk contact op prijs. Het is dan ook ongewoon om besprekingen telefonisch te voeren. Beslissingen worden meestal genomen in persoonlijke gesprekken. Zakelijke besprekingen vinden vaak plaats in een formeel kader en beginnen met het uitwisselen van visitekaartjes. Het is raadzaam om die zowel in het Engels als het Russisch te laten bedrukken. Er bestaan verschillen in de manier waarop de naam op het kaartje wordt vermeld. Bij een kaartje in het Russisch wordt de achternaam in hoofdletters geschreven. Op een nieuwe regel volgen de voornamen, voluit geschreven. Bij een in het Engels bedrukt kaartje wordt de eerste naam voluit geschreven, gevolgd door de initialen van de andere voornamen en dan de achternaam. Bijvoorbeeld op de 'Engelse' zijde van het kaartje komt te staan: Ludmila P. Ivanovskaya en op de 'Russische' zijde, in het cyrillische schrift, IVANOVSKAYA Ludmila Pavlovna. Zakengesprekken kunnen in eindeloze betogen uitlopen. Vaak zit er een hele delegatie tegenover u bij de besprekingen: een gespreksleider, een of meer deskundigen en een notulist. Tijdens besprekingen wordt meestal een drankje aangeboden (van thee tot wodka). Na afloop is het vaak de bedoeling dat er uitgebreid gegeten en gedronken wordt. De gast wordt geacht van alles mee te eten en te drinken. Men toost herhaalde malen op allerlei aspecten van het leven, zoals vriendschap en succes.
Status
Een erfenis uit de Sovjettijd is de duidelijke samenhang tussen leeftijd, wijsheid en positie. Het is nog steeds gebruikelijk dat een oudere gesprekspartner 'meer weet' en dus belangrijker is dan een jongere. Het is dan ook erg belangrijk respect te tonen voor de oudere partner. Het probleem is echter dat juist bij ouderen de taalbarrière erg hoog is en elk gevoel voor de Westerse manier van zakendoen ontbreekt. De jongere generatie kan zich beter inleven. Vrouwelijke zakenlieden uit het Westen worden volledig geaccepteerd, al kan het langer duren voordat het ijs gebroken is.
Contracten
Hoewel vaak gezegd wordt dat contracten zinloos zijn in de Russische maatschappij en dat de Russen contracten hebben om ervan af te wijken, is het voor beide partijen van groot belang de afspraken nauwkeurig op papier te zetten. Het Westen krijgt met malafide Russische 'bisnismenni' (zakenlui) te maken, maar omgekeerd ook. Menig Russisch ondernemer is dan ook slachtoffer geweest van oplichting. Het is raadzaam voor het opstellen van een contract een juridisch adviseur in de arm te nemen die goed op de hoogte is van het Russische recht. Beslissingen worden meestal genomen in persoonlijke gesprekken, mede op basis van gewonnen vertrouwen. Het is ongebruikelijk belangrijke onderwerpen per fax of e-mail te bespreken. Een persoonlijk onderhoud, of desnoods een telefoongesprek, verdient altijd de voorkeur.
Afspraken maken
Afspraken worden meestal op korte termijn (enkele dagen van tevoren) gemaakt. Als een afspraak plaats moet vinden tijdens een kort verblijf en de gewenste gesprekspartners nog geen exacte tijd voor een afspraak hebben kunnen vaststellen, is het raadzaam direct na aankomst te proberen definitieve afspraken te maken. Het is aan te bevelen de afspraak op de dag zelf te bevestigen. Als uw gesprekspartner weinig tijd heeft, wil het nog wel eens helpen hem of haar voor de lunch (de hoofdmaaltijd - 'objed' - wordt 's middags gebruikt) of voor het diner uit te nodigen. Daarbij is het verstandig zijn of haar aanwezigheid te laten bevestigen. Het is van belang zelf op tijd te zijn, ook al is het niet ongebruikelijk dat uw gesprekspartners te laat komen. In de zomer is het vrijwel onmogelijk afspraken te maken op vrijdagmiddag, aangezien men zich dan opmaakt om naar de 'datsja' te gaan. De datsja is voor veel Russen niet alleen belangrijk als recreatieobject, maar ook als volkstuin. Wie de prijzen voor groente en fruit op de markten vergelijkt met de gemiddelde inkomens, begrijpt waarom.
Kleding
Het is gebruikelijk dat zakenlieden er netjes uitzien en vrij conservatief gekleed gaan. In het voor- en najaar, als het vaak regent en de straten smerig worden, zijn overschoenen geen overbodige luxe. In de winter kan het in het Europese gedeelte van Rusland bijzonder koud zijn. Temperaturen lager dan -20°C overdag zijn eerder regelmaat dan uitzondering. Goede warme winterkleding, zoals een lange gevoerde jas, handschoenen, hoofdbedekking en eventueel (gevoerde) laarzen kunnen goed van pas komen. De in Rusland populaire 'sjapka' (bontmuts met oorflappen) beschermt het hoofd voldoende tegen de kou. Hij kan het beste in Rusland zelf worden gekocht. Als u buitenshuis laarzen draagt, is het verstandig een paar schoenen voor binnenshuis mee te nemen. De meeste bedrijven en instellingen hebben een garderobe, waar bezoekers naast hun jas ook hun muts, laarzen of overschoenen kunnen inleveren.
Relatiegeschenken
Kleine relatiegeschenken of attenties worden altijd gewaardeerd, net als uitnodigingen voor lunches en zakendiners. Voorkom overdaad bij het geven van relatiegeschenken. Een boeket bloemen wordt al erg op prijs gesteld. Maar let wel op het aantal bloemen, want een even aantal is niet gepast. Verder zijn pennen en andere kantoorartikelen met het logo van uw bedrijf gewild. Ook kunnen typische Hollandsouvenirs als geschenk dienen. Abonnementen op vakbladen - mits leesbaar voor Russen - zijn eveneens in trek. Russen zijn zelf ook geneigd kleine geschenken mee te nemen, zoals chocolaatjes en wodka.
Het kan nuttig zijn zakenrelaties in een bepaald stadium van de onderhandelingen (zeker niet in het begin) uit te nodigen voor een (studie-)bezoek aan Nederland om uw bedrijf of product met eigen ogen te kunnen zien. Zo'n bezoek zal meestal ook een aantal recreatieve elementen moeten bevatten.
Nederlands
